Как написать ответ на письмо пример – Как оформить письмо-ответ

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

• почта;
• курьер;
• факс;
• электронная почта;
• вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Оцените статью

potreb-prava.com

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить? :: BusinessMan.ru

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

1. Те, что требуют обязательного ответа.
2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер…», «В ответ на Ваш запрос…» или же «Сообщаем Вам…».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

businessman.ru

Образец письма ответа

Образец письма-ответа — один из самых востребованных примеров деловой переписки. Грамотное содержание и оформление такого письма обеспечивает эффективность бизнес-коммуникации и способствует созданию положительного имиджа компании.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях потребуется образец письма-ответа

Любой вид деятельности организации: производственной, административно-хозяйственной, социальной или организационной осуществляется при взаимодействии с другими предприятиями. Это могут быть вышестоящие организации или обособленные подразделения, предприятия-деловые партнеры, учреждения органов власти и пр. Основной вид такого взаимодействия — деловые письма.

Образец письма-ответа представляет собой реакцию на входящее письмо сторонней организации или подразделения, удаленного от головного предприятия территориально. Для государственных структур обязанность составления писем ответов закреплена на уровне законодательства.

Но и для любого коммерческого предприятия важно умение грамотно составлять образцы писем-ответов и своевременно реагировать на все обращения.  Правильно оформленное и грамотно составленное письмо-ответ — это показатель общей корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно, чтобы его форма  и содержание соответствовали исходному письму и общей классификации деловых писем.

Ответ на письмо: образец составляется с учетом классификации

Вся деловая корреспонденция, в том числе образцы писем-ответов, могут быть классифицированы по целевому назначению:

1. Информационные письма, которые пишутся с целью информирования адресата. К этому виду относятся сопроводительные письма, письма-напоминания, извещения и уведомления;
    
2. Письма, в которых содержится предложение или просьба. Их назначение — убедить адресата в необходимости выполнения каких-либо действий, представляющих интерес для автора письма. Это письма-запросы, письма-заявки, предложения, заказы и пр.;
    
3. Письма, в которых содержатся претензии, требования, рекламации. Такой вид писем пишется в случае, когда адресат, являющийся второй договаривающейся стороной, не выполняет или выполняет не в установленные сроки свои обязательства.
    
4. Письма, в которых содержатся гарантии, даются обязательства, рекомендации и подтверждения. К такому виду писем, например, относятся гарантийные и рекомендательные.
    
5. Этикетные письма, их содержание — выражение благодарности, внимания, извинений. Это поздравительные и благодарственные письма, письма с выражением соболезнования и участия.
    
6. Письма-ответы, вторичный вид писем, который составляется в ответ на первичное письменное обращение. Это письма-отказы, письма с положительным ответом или их комбинация, в которой содержится как отказ, так и согласие.

Обратите внимание! Информационные письма и большинство тех, в которых содержатся обязательства и рекомендации, не требуют ответа.

Требования к содержанию образца письма-ответа

Форма образца письма-ответа и его содержание зависят от того, к какому виду относится первичное письмо, на которое пишется ответ.

Поэтому до того, как написать ответ на письмо, образец нужно использовать тот, что соответствует первичному обращению. Соблюдение этого правила — основа этикета деловой переписки. Текст ответа, краткий, но информационно емкий, должен быть адекватен первичному запросу, адресат должен получить именно ту информацию, которую ожидает.

Составляя образец письма-ответа, автор должен соблюдать принцип языкового параллелизма и стараться составить текст с использованием стиля, лексики и языковых оборотов, характерных для инициативного обращения. При условии, конечно, что первичное письмо составлено грамотно.

Читайте также:

Как оформляется образец письма-ответа

Итак, содержание ответа на письмо, форма образца зависят от первичного обращения, но требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов остаются одинаковыми, так же, как и вступительная часть. Это означает, что образец ответа на письмо требование и, например, письмо-ответ на запрос образец оформляются по одним и тем же правилам.

Справка

Для ответа на письмо образец используется бланк организации. Часть необходимых реквизитов в нем уже заполнены. Это, например:

1. наименование предприятия,
2. код предприятия по ОКПО,
3. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
4. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
5. справочная информация о компании: ее юридический и электронный адрес, контактные телефоны;
6. информация о банке, в котором у предприятия открыт счет, его ИНН, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов.

К другим обязательным реквизитам, которые необходимо будет заполнить при оформлении образца письма-ответа, относятся:

• место и дата подписания письма-ответа;
• исходящий регистрационный номер и дата;
• исходящий номер и дата инициативного письма;
• наименование адресата, юридического или физического лица;
• заголовок письма, если его объем превышает 4-5 строк;
• должность, подпись и расшифровка подписи лица, подписавшего письмо-ответ;
• справочные данные об исполнителе с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона.

Заголовок письма ответа может быть тот же, что и у инициативного письма, если суть ответа положительная. Если ответ не предполагает согласия, используется отрицательная форма заголовка первичного обращения.

ПРИМЕР

Например, когда речь идет об инициативном письме, в его заголовке написано: «О предоставлении документации». Заголовок в случае положительного ответа на письмо о предоставлении информации образец будет выглядеть точно так же. В случае отрицательного письма-ответа на запрос информации, образец заголовка примет вид: «Об отказе в предоставлении документации».

Оформление образца письма-ответа должно соответствовать регламентам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как написать ответ на письмо образец

Независимо от того, пишется ли ответ на запрос физического лица или ответ на письмо официальное, образец должен начинаться с обращения к адресату по имени и отчеству и начинаться со слова «Уважаемый(ая)». Если имя и отчество неизвестны, обращение может не использоваться.

Вводная часть образца письма может начинаться словами: «В ответ на ваше письмо сообщаем…». В образце при этом нет необходимости указывать ссылку на исходящий номер и дату первичного письма, поскольку они являются обязательными реквизитами и указываются в шапке.

В случае, если в образце письма-ответа выражается согласие, его текст может состоять из одной части. Когда ответ отрицательный, он должен быть обоснован. В этом случае письмо может состоять из двух частей:

1. Обоснование отказа;
2. Заключительная часть — отказ или частичное согласие.

ПРИМЕР

Сообщаем вам, что сметой расходов на 2017 год не предусмотрено выделение средств на приобретение офисной мебели.» (обоснование).

Средства на приобретение офисных столов и стульев будут учтены в смете расходов, планируемых в 2018 году.» (заключительная часть).

Если письмо-ответ пишется  после получения рекламации, жалобы или претензии, целесообразно использовать такие фразы, как:

• «Приносим Вам извинения в связи…»;
• «Надеемся, что этот инцидент не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве».

Ответ на жалобу образец письма представлен ниже:

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Ответ на официальное письмо образец — Деловые письма — Шаблоны и бланки